Microsoft 365 eller Google Workspace? Sådan vælger du

Det er et af de spørgsmål, jeg oftest får fra en virksomhed, der skal i gang eller er træt af sin gamle løsning: Microsoft 365 eller Google Workspace? Det korte svar er, at begge er blandt de bedste værktøjer, en lille virksomhed kan bygge på, og at det forkerte valg sjældent er en katastrofe. Det lange svar handler ikke om, hvad der er finest på papiret, men om, hvordan I allerede arbejder.

Her er de fem spørgsmål, jeg stiller, før jeg anbefaler det ene frem for det andet.

1. Hvad skriver I i til daglig?

Det vigtigste spørgsmål. Lever jeres hverdag i Word og Excel, med regneark, opstillinger og dokumenter, der skal se ens ud hos revisoren og banken, så taler det for Microsoft 365. Office-programmerne er stadig standarden, og de fleste, I sender filer til, forventer dem.

Er jeres dokumenter derimod lettere, og er I vant til at skrive direkte i browseren, så er Google Workspace stærkt og enkelt.

2. Skal programmerne installeres på maskinen?

Microsoft 365 findes både i en billigere udgave, hvor Office kører i browseren, og en dyrere, hvor programmerne installeres på computeren. Google Workspace er født i browseren.

Har I brug for at arbejde i de fulde, installerede programmer, også uden internet, trækker det mod Microsoft 365 i den fulde pakke. Klarer I jer fint i en browser, er begge lige gode, og Workspace er tit det enkleste.

3. Hvordan arbejder I sammen?

Sidder flere og retter i de samme dokumenter samtidig, har Google Workspace længe været kendt for at gøre det gnidningsfrit. Microsoft 365 kan det samme i dag, men hvis realtids-samarbejde er kernen i jeres hverdag, føles Workspace tit lettere.

Bruger I derimod Teams til møder, chat og fildeling som virksomhedens omdrejningspunkt, hører det til i Microsoft 365.

4. Hvad kan I i forvejen?

Undervurder ikke vaner. Kan alle i forvejen Outlook, Word og Excel, er der ingen grund til at lære noget nyt, og Microsoft 365 er det trygge valg. Er I omvendt Gmail-mennesker, der aldrig har haft det godt med Outlook, så arbejd med det, i stedet for imod det, og vælg Workspace.

Den bedste løsning er ofte den, medarbejderne ikke skal kæmpe med.

5. Hvad forventer jeres omverden?

I en del danske brancher, især omkring økonomi, revision og det offentlige, er Microsoft-formater bare det, alle andre bruger. Skal I ofte udveksle filer med sådan en omverden, sparer Microsoft 365 jer for besvær. Er I mere frit stillet, betyder det mindre.

Kort sagt

• Vælg Microsoft 365, hvis I lever i Word og Excel, bruger Teams, eller sender meget til en Office-verden. Det er standardvalget for de fleste danske virksomheder.
• Vælg Google Workspace, hvis I er Gmail-vante, arbejder let og meget sammen i de samme dokumenter, og klarer jer fint i browseren.

Det, der betyder mere end valget

Her er sandheden, ingen fortæller jer: hvordan I sætter det op, betyder mere end hvilket af de to I vælger. En løsning uden to-faktor-login, uden ordentlig backup og med adgange, ingen har styr på, er usikker, uanset om der står Microsoft eller Google på.

Så brug lidt tid på valget, men brug mere på at få det sat rigtigt op. Det er præcis det, jeg hjælper med: jeg rådgiver ud fra, hvordan I faktisk arbejder, sætter det op fra bunden eller flytter jer trygt fra det, I har i dag, og sørger for, at sikkerheden er på plads fra dag ét.

Er I i tvivl om, hvad der passer til jeres virksomhed, så ring på 27 24 39 97, så finder vi ud af det sammen.