3 IT-abonnementer, små virksomheder betaler dobbelt for

Jeg vil hellere fortælle jer, hvor I kan spare penge, end sælge jer mere. Det lyder bagvendt for en IT-mand, men det er faktisk det, der bygger tillid, og det er hele grunden til, at jeg starter hos nye virksomheder med at kigge på regningen, ikke på hvad de mangler.

For de fleste små virksomheder betaler ikke for meget, fordi de er ligeglade. Det sker langsomt: en kollega opretter en tjeneste, en gammel aftale kører videre, en medarbejder stopper uden at nogen lukker kontoen. Her er de tre klassikere, jeg oftest støder på, og hvordan I selv tjekker efter.

1. Antivirus, I sandsynligvis allerede har gratis

Microsoft Defender er indbygget i Windows, og sat rigtigt op er den ikke en nødløsning. I uafhængige tests fra AV-Comparatives blokerer den omkring 99 % af almindelig malware, på niveau med de dyreste produkter. Alligevel betaler mange små virksomheder stadig for et separat antivirus-abonnement, tit 300 til 800 kr om året per computer, oven på noget, der allerede er der og virker.

Hvornår er det betalte så pengene værd? Når I har brug for mere end almindelig beskyttelse, for eksempel følsomme data eller en branche, der er særligt udsat. Men så er svaret ét bestemt topprodukt, ikke et tilfældigt mellemmærke, der koster næsten det samme og giver mindre.

Sådan tjekker I det: Åbn Windows Sikkerhed på en af jeres computere. Kører der et tredjeparts-antivirus, står det der. Spørg jer selv, om I bevidst har valgt det, eller om det bare fulgte med maskinen og har kørt lige siden.

2. Cloud-lagring, I betaler for to gange

Det her er den dyreste, jeg ser. En virksomhed har Microsoft 365 eller Google Workspace, som inkluderer 1 TB lagerplads per bruger, rigeligt til de fleste. Og samtidig betaler de for en Dropbox, ekstra Google-lagerplads eller en iCloud-udvidelse til det samme.

Den anden variant: mail hos et gammelt webhotel til et par hundrede kroner om året, samtidig med at Microsoft 365 eller Workspace, som I allerede betaler for, indeholder professionel mail på jeres eget domæne.

Sådan tjekker I det: Skriv alle jeres månedlige og årlige IT-abonnementer op på én liste. Dropbox, iCloud, ekstra Google-lager, webhotel, alt. Sæt derefter et kryds ved hvert, der laver noget, jeres 365 eller Workspace også gør. Krydsene er typisk penge, I kan spare.

3. Licenser til folk, der er stoppet, eller et dyrere niveau end I bruger

To ting under samme punkt, og begge er almindelige.

Spøgelses-licenser: En medarbejder stopper, men deres Microsoft 365- eller Workspace-licens bliver ved med at blive faktureret, fordi ingen huskede at lukke den. For en lille virksomhed med lidt udskiftning kan der ligge flere hundrede kroner om måneden i konti, ingen bruger.

For dyrt et niveau: Nogle betaler for et dyrt licens-niveau (for eksempel med avancerede funktioner, de aldrig rører) hvor et billigere niveau ville dække deres hverdag fint. Forskellen kan være det dobbelte per bruger.

Sådan tjekker I det: Log ind på admin.microsoft.com (eller admin.google.com), find Licenser, og sammenlign antallet, I betaler for, med antallet, der faktisk er i brug. Kig så på, hvilket niveau I har, og om I bruger det, I betaler ekstra for.

Flere at kigge efter

De tre ovenfor er de dyreste, men sjældent de eneste. Her er dem, jeg oftest finder derudover:

• Videomøder, I betaler dobbelt for. Et Zoom-abonnement, mens jeres Microsoft 365 allerede indeholder Teams (eller Workspace indeholder Google Meet), som gør det samme.
• En hjemmeside- eller webshop-tjeneste, ingen bruger mere. Et abonnement på en side, der blev lavet for tre år siden og aldrig opdateret, kører stille videre hver måned.
• Gamle domæner og webhoteller. Et domæne, I skiftede væk fra, eller et webhotel fra før, I fik jeres nuværende løsning, som stadig fornyes automatisk.
• Tilkøbs-moduler i fagsystemet, I ikke rører. Ekstra funktioner i bogførings- eller CRM-systemet, der blev slået til en gang og aldrig brugt.
• Backup, I betaler for to gange. To forskellige backup-tjenester, der dækker det samme, eller en dyr løsning til data, der allerede er sikret et andet sted.

Ingen af dem er katastrofer hver for sig. Men lagt sammen er det tit et par tusinde kroner om året, der lige så godt kan blive i virksomheden.

Find selv besparelserne på 20 minutter

1. Lav én liste over alt, I betaler for til IT: abonnementer, licenser, webhotel, lagerplads, sikkerhed, videomøder, fagsystem.
2. Sæt kryds ved alt, der dublerer noget, I allerede har i Microsoft 365 eller Workspace.
3. Tjek jeres licens-antal mod, hvor mange der faktisk er ansat.
4. Kig på, om I betaler for et antivirus, I ikke bevidst har valgt.
5. Find de abonnementer, ingen har rørt i et år. Dem, I ikke kan huske hvorfor I har, kan I sikkert undvære.

Det er tit nok til at finde flere hundrede kroner om måneden.

Det kommer snigende igen

Her er den vigtige del, som de fleste overser: en oprydning holder ikke af sig selv. En medarbejder stopper, en kollega opretter en ny tjeneste, en gratis prøveperiode bliver til et betalt abonnement. Efter et års tid er halvdelen sneget sig ind igen.

Løsningen er ikke en stor oprydning én gang, men en hurtig gennemgang hvert tredje måned. Sæt en fast påmindelse i kalenderen hvert kvartal og kør de fem trin ovenfor igennem. Det tager tyve minutter og fanger tingene, mens de er små.

Og det meste af det kan faktisk tjekkes automatisk. Har I en fast aftale med mig, holder jeg selv øje med licenser og abonnementer for jer og siger til, når noget kan skæres, så I slipper for at huske det hver tredje måned.

Vil I have et par friske øjne på det?

Det er præcis det, jeg gør ved et IT-eftersyn: kigger på, hvad I betaler for, og viser, hvor I kan få det samme billigere uden at miste noget. Og som altid siger jeg det ærligt, også når det billigere eller gratis er godt nok, selvom det peger væk fra min egen pakke.

Ring på 27 24 39 97, så tager vi en snak om, hvor jeres virksomhed står.